Guía completa para coordinadores, administradores y supervisores del sistema
El Dashboard Web EMS LogeX es la plataforma central de gestión de equipos de frío. Desde aquí los coordinadores y administradores planifican rutas, crean órdenes de trabajo, controlan el inventario y monitorean el desempeño operativo en tiempo real.
Acceso completo: gestión de usuarios, planificación de rutas, reportes, auditoría y configuración del sistema.
Planificación de rutas y órdenes de trabajo. Visibilidad según la bodega asignada.
Consulta de órdenes, transacciones e inventario filtrado por su bodega.
Acceso de solo lectura a reportes, transacciones y registros de auditoría.
En la pantalla de inicio de sesión encontrará el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?". Ingrese su correo y recibirá un enlace de recuperación. Contacte al administrador del sistema si no recuerda el correo registrado.
Al ingresar verá la barra lateral izquierda (sidebar) con todas las secciones disponibles según su rol:
| Sección | Función principal | Roles con acceso |
|---|---|---|
| 🏠 Dashboard | KPIs y resumen operativo | Todos |
| 📋 Órdenes de Trabajo | Gestión completa de OTs | Todos |
| 🗺️ Rutas | Planificación de rutas y técnicos | AdminCoordinador |
| 📦 Equipos | Inventario de equipos de frío | Todos |
| 👥 Clientes | Base de datos de establecimientos | AdminCoordinador |
| 🔄 Transacciones | Movimientos de equipos entre ubicaciones | Todos |
| 🚗 Vehículos | Flota de vehículos de la empresa | AdminCoordinador |
| 📍 Mapa | Visualización geográfica de equipos | AdminCoordinador |
| 📊 Reportes | Métricas de desempeño (KPIs) | Todos |
| 👤 Usuarios | Gestión de cuentas y roles | Admin |
| 🔍 Audit Logs | Historial completo de acciones | Admin |
En pantallas pequeñas el sidebar se oculta automáticamente. Use el ícono de menú (☰) en la parte superior para abrirlo. En computadores, puede colapsar el sidebar para tener más espacio.
La pantalla de inicio muestra un resumen ejecutivo del estado operativo en tiempo real.
Cantidad total de equipos en el sistema con desglose por estado (operativo, mantenimiento, baja).
Total de establecimientos registrados en el sistema.
Órdenes de trabajo en curso (asignadas o en progreso).
Porcentaje de mantenimientos preventivos completados en el período.
El dashboard muestra gráficamente dónde están ubicados los equipos en este momento:
| Ubicación | Descripción |
|---|---|
| 🏭 Bodega | Equipos en depósito, disponibles para despacho |
| 🚗 Vehículo | Equipos en tránsito, cargados en vehículos de ruta |
| 🏪 Cliente | Equipos instalados en establecimientos |
| ⚙️ Especial | Equipos nuevos (sin asignar) o en disposición final |
Los datos del dashboard se actualizan al recargar la página (F5). No se actualizan automáticamente mientras permanece en la misma pestaña.
La sección de Órdenes de Trabajo es el núcleo operativo del sistema. Desde aquí se gestionan todos los servicios de mantenimiento, inspección y atención a clientes.
El listado muestra todas las órdenes con sus datos principales. Puede filtrar por:
Puede aplicar varios filtros al mismo tiempo. Por ejemplo: todas las órdenes En Progreso de tipo Correctivo para un técnico específico esta semana.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Creada | Orden registrada, pendiente de asignación a técnico |
| Asignada | Técnico y ruta asignados, pendiente de ejecución |
| En Progreso | El técnico está ejecutando la orden en campo |
| Cerrada | Orden completada y confirmada |
| Cancelada | Orden no ejecutada (local cerrado, cliente no disponible, etc.) |
Seleccione una o más órdenes marcando las casillas de la izquierda para acceder a acciones masivas:
Asigna el mismo técnico a todas las órdenes seleccionadas de una sola vez.
Genera automáticamente una ruta agrupando las órdenes seleccionadas.
Descarga las órdenes seleccionadas (o todas las filtradas) en formato Excel.
Elimina las órdenes seleccionadas. Se solicita confirmación antes de proceder.
Al hacer clic en el número de una orden accede a su vista detallada, donde podrá:
En el menú lateral encontrará Cargar Tickets, que permite importar órdenes de trabajo en lote desde un archivo externo. Útil para cuando el equipo de ventas genera órdenes desde otro sistema.
El archivo debe seguir el formato de columnas definido por el sistema. Consulte al administrador para obtener la plantilla correcta.
Las rutas agrupan órdenes de trabajo y las asignan a un técnico y vehículo para un día determinado.
En la sección de Órdenes de Trabajo, seleccione varias órdenes y use el botón "Crear Ruta" para generar la ruta automáticamente con las órdenes preseleccionadas.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Planificada | Ruta creada, puede editarse (técnico, vehículo, órdenes) |
| Asignada | Técnico notificado, esperando inicio |
| En Progreso | Técnico ejecutando órdenes en campo |
| Completada | Todas las órdenes cerradas o canceladas |
| Cancelada | Ruta cancelada antes de su ejecución |
Solo se pueden editar rutas en estado Planificada. Una vez que el técnico inicia la ruta (estado En Progreso), los datos no pueden modificarse desde el dashboard.
El módulo de Equipos contiene el inventario completo de todos los equipos de frío gestionados por LogeX.
Puede buscar equipos por:
Para registrar múltiples equipos a la vez, use el botón Importar CSV. El archivo debe incluir las columnas en el formato definido por el sistema. Se mostrará un resumen con los equipos importados correctamente y los que tuvieron errores.
La columna "Ubicación actual" se actualiza automáticamente cada vez que se registra una transacción (recepción, despacho, instalación). No se edita manualmente.
La base de datos de clientes contiene todos los establecimientos donde se instalan, mantienen o retiran equipos de frío.
Cada registro de cliente incluye:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Identificador único del cliente (COOL ID) |
| Nombre comercial | Nombre del establecimiento |
| Ciudad / Provincia | Ubicación geográfica |
| Coordenadas GPS | Latitud y longitud para el mapa y registro en campo |
| Día de entrega | Día de la semana habitual para visitas |
| Estado | Activo / Inactivo |
| Gerencia de ventas | Canal o zona comercial responsable |
Las transacciones registran cada movimiento físico de equipos entre ubicaciones. Son el corazón de la trazabilidad del sistema.
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| 🆕 Equipo Nuevo | Ingreso de un equipo nuevo al sistema desde la bodega |
| 🏭→🚗 Bodega → Vehículo | Despacho: equipo sale de bodega cargado en un vehículo |
| 🚗→🏪 Vehículo → Cliente | Instalación: equipo entregado al cliente desde el vehículo |
| 🏪→🚗 Cliente → Vehículo | Retiro: equipo recuperado del cliente hacia el vehículo |
| 🚗→🏭 Vehículo → Bodega | Recepción: equipo regresa a la bodega desde el vehículo |
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Transacción creada pero no confirmada — puede editarse o eliminarse |
| Confirmada | Transacción procesada — la ubicación del equipo se actualiza en el sistema |
| Cancelada | Transacción anulada sin efecto sobre el inventario |
Una vez confirmada una transacción, la ubicación del equipo queda registrada de forma permanente. Verifique los datos antes de confirmar. Si hay un error, cree una transacción de corrección en sentido contrario.
El módulo de Vehículos gestiona la flota disponible para rutas de campo y transporte de equipos.
Para cada vehículo se registra: placa, marca, modelo, año, tipo (camión, furgón, automóvil, moto) y estado:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Operativo | Disponible para asignar a rutas |
| Mantenimiento | En reparación, no disponible temporalmente |
| Baja | Vehículo retirado de la flota de forma permanente |
| Reservado | Asignado a uso específico, no disponible para rutas generales |
En el sistema, cada vehículo funciona como una ubicación. Los equipos pueden estar "en el vehículo" cuando han sido despachados desde bodega pero aún no instalados en un cliente.
El mapa muestra la ubicación georreferenciada de los clientes y permite crear rutas optimizadas y órdenes de trabajo directamente sobre el mapa.
Muestra todos los establecimientos con equipos en el mapa según sus coordenadas GPS registradas.
Dibuje un recuadro en el mapa para seleccionar varios clientes a la vez y realizar acciones en lote.
Con clientes seleccionados, calcule automáticamente la ruta más eficiente con distancia y tiempo estimado.
Cree órdenes de trabajo para todos los clientes seleccionados desde el mapa en un solo paso.
Las coordenadas se registran cuando el técnico completa una gestión en campo usando la app móvil. Los clientes sin coordenadas registradas no aparecerán en el mapa.
El módulo de Reportes presenta métricas de desempeño operativo para evaluación y toma de decisiones. Actualmente cuenta con dos reportes:
Métricas globales: equipos operativos, cumplimiento preventivo, MTTR y MTBF.
Detalle completo de las órdenes ejecutadas por técnicos en ruta, con filtros, gráfico por bodega y exportación Excel.
Porcentaje y cantidad de equipos en estado operativo vs. en mantenimiento o dados de baja.
Tasa de mantenimientos preventivos completados en el período evaluado.
Tiempo medio de reparación (Mean Time To Repair) expresado en horas.
Tiempo medio entre fallos (Mean Time Between Failures) expresado en horas.
Este reporte muestra el detalle de todas las órdenes de trabajo ejecutadas por los técnicos en campo. Es la herramienta principal para supervisar la productividad diaria, verificar evidencias y analizar resultados por bodega.
Acceda desde el menú lateral: Reportes → Actividad de Campo.
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Fecha desde / hasta | Rango de fechas de cierre de la orden. Por defecto muestra los últimos 30 días. |
| Técnico | Filtra por el técnico que ejecutó la orden. Muestra "Todos" por defecto. |
| Bodega | Filtra las órdenes asociadas a una bodega específica (Quito, Guayaquil, etc.). |
Una vez cargados los datos, el filtro de bodega aplica en tiempo real sin necesidad de hacer una nueva búsqueda. Los KPIs, el gráfico y la tabla se actualizan automáticamente.
Encima de la tabla aparecen cuatro tarjetas con el resumen del período filtrado:
| Indicador | Qué mide |
|---|---|
| 🔵 Total Órdenes | Cantidad total de órdenes en el período y filtro seleccionado |
| 🟢 Cerradas | Órdenes completadas exitosamente (incluye porcentaje) |
| 🟡 Con Novedades | Órdenes cerradas pero con observaciones o incidencias reportadas |
| 🔴 Pendientes | Órdenes aún no cerradas (canceladas, en progreso, asignadas) |
El gráfico de barras apiladas muestra el volumen de órdenes agrupado por bodega, con tres segmentos de color:
Si una bodega tiene muchas barras rojas, significa que hay órdenes sin cerrar en esa zona. Si hay muchas barras ámbar, hay novedades frecuentes que podrían requerir seguimiento.
La tabla lista cada orden con las siguientes columnas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| N° OT | Número de la orden de trabajo |
| Ticket IDs | Número de ticket COOL (azul) y ticket Zendesk (gris) si los tiene |
| Técnico | Nombre del técnico que ejecutó la orden |
| Cliente | Nombre del establecimiento y dirección |
| Estado | Estado actual de la orden (badge de color) |
| Equipos | Cantidad de equipos gestionados en esa visita |
| Bodega | Bodega responsable de la orden |
| Fotos | Número total de fotos de evidencia cargadas |
| Fin | Fecha y hora en que se cerró la orden |
Haga clic en el ícono ▶ de cualquier fila para expandir el detalle de los equipos gestionados en esa orden, con sus valores de PSI, refrigerante, observaciones y fotos.
El botón Exportar Excel (esquina superior derecha) descarga un archivo .xlsx con dos hojas:
| Hoja | Contenido |
|---|---|
| Órdenes de Trabajo | Una fila por orden con: N° OT, tickets, técnico, cliente, ciudad, equipo, bodega, ruta, fechas, duración, GPS, diagnóstico, acciones, notas, cantidad de ítems y fotos. |
| Equipos Gestionados | Una fila por cada equipo gestionado, con: N° OT, tickets, técnico, cliente, ciudad, bodega, placa, marca/modelo, tipo de gestión, estado, Alta PSI, Baja PSI, refrigerante, observaciones, GPS, hora de completado, y links directos a las fotos organizadas por categoría: Placa, Serie, Documentos, Local y Mantenimiento. |
El Excel respeta exactamente los filtros activos (rango de fecha, técnico, bodega). Si quiere exportar todo, asegúrese de que no haya filtros aplicados antes de descargar.
Hay un instructivo descargable específico para este reporte disponible en la landing del sistema. Contiene capturas de pantalla y una guía paso a paso para cada función.
Las secciones de Usuarios y Audit Logs son exclusivas del rol Administrador.
Desde aquí puede crear, editar y eliminar cuentas de usuario del sistema.
| Rol | Nivel de acceso |
|---|---|
| Admin | Acceso total: configuración, usuarios, auditoría |
| Coordinador Nacional | Gestión completa sin administración de usuarios |
| Coordinador Regional | Gestión filtrada por bodega asignada |
| Técnico | Acceso solo a app móvil (CAMPO) |
| Bodega | Acceso a app móvil (BODEGA) y consultas web |
| Auditor | Solo lectura en dashboard web |
Registro cronológico de todas las acciones realizadas en el sistema. Cada entrada muestra:
Puede filtrar por usuario, tipo de acción (CREATE/UPDATE/DELETE), estado (éxito/fallo) y tipo de entidad. Útil para investigar cambios específicos o incidentes.
Vaya a Equipos y filtre por ubicación "Cliente". También puede buscar el cliente en la sección Clientes y ver el detalle de su registro donde aparecen los equipos asociados.
No. Cada orden de trabajo tiene un único técnico asignado. Si necesita que dos técnicos visiten al mismo cliente, cree dos órdenes de trabajo separadas.
El sistema filtra las órdenes según la bodega asignada a su usuario. Si es coordinador regional, solo verá las órdenes de su bodega. Contacte al administrador si necesita acceso ampliado.
Las transacciones confirmadas no pueden editarse ni eliminarse. Cree una transacción en sentido inverso para corregir la ubicación del equipo. Registre en el campo de observaciones la razón de la corrección.
Sí. Las observaciones y datos de la orden son visibles para el técnico en su app móvil cuando abre la orden asignada.
Actualmente la exportación directa desde la sección de Equipos no está disponible. Use la sección de Órdenes de Trabajo → Exportar para obtener datos de equipos gestionados en un período. Contacte al administrador para exportaciones de inventario completas.
1. Recargue la página (F5). 2. Limpie el caché del navegador (Ctrl+Shift+Del). 3. Pruebe con otro navegador. 4. Si el problema persiste, contacte al administrador del sistema con una captura de pantalla del error.
LOGEX Equipment Management System — Dashboard Web
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